DECO : Quel est le délai d'obtention d'une équivalence et comment suivre sa demande ? © Crédit photo DR
Les délais de traitement des demandes d'équivalence des diplômes ont été clairement définis par la Direction des examens et concours (DECO). Lors de sa première journée portes ouvertes organisée le 28 mars 2025 à Abidjan, l'institution a apporté des réponses précises aux questions fréquentes des usagers concernant la durée de la procédure et les moyens de suivre l'avancement de leur dossier. Ces informations répondent à une préoccupation majeure des demandeurs, souvent pressés par des échéances académiques ou professionnelles.
La DECO a également profité de cet événement pour présenter un nouveau système de suivi en ligne, permettant aux usagers de consulter l'état d'avancement de leur demande sans avoir à se déplacer dans les bureaux de l'institution. Cette modernisation vise à améliorer la transparence et l'efficacité du service public.
La DECO a également profité de cet événement pour présenter un nouveau système de suivi en ligne, permettant aux usagers de consulter l'état d'avancement de leur demande sans avoir à se déplacer dans les bureaux de l'institution. Cette modernisation vise à améliorer la transparence et l'efficacité du service public.
Les délais standard pour chaque type d'équivalence
Mme Kadidiata Diarra, directrice de la DECO, a détaillé les délais moyens de traitement selon les différentes catégories de demandes : « Pour le certificat d'équivalence de diplômes nationaux, le délai standard est de deux semaines à compter du dépôt d'un dossier complet. Concernant l'équivalence des diplômes étrangers, le délai varie entre trois et quatre semaines, selon la complexité du dossier. »
Ces durées s'appliquent aux dossiers ne présentant pas de difficultés particulières. Les demandes concernant des diplômes provenant de pays ayant des systèmes éducatifs très différents du modèle ivoirien peuvent nécessiter des vérifications supplémentaires. De même, les dossiers incomplets ou comportant des documents difficiles à authentifier connaissent des délais plus longs.
Pour répondre aux besoins des usagers confrontés à des échéances strictes, la DECO a mis en place une procédure accélérée. « Nous proposons désormais un traitement prioritaire qui permet d'obtenir le certificat d'équivalence en une semaine », a précisé un responsable du service lors des sessions d'information.
Ce service accéléré s'adresse notamment aux candidats à des concours, aux personnes en recherche d'emploi ou aux étudiants devant finaliser une inscription dans un établissement. Il nécessite le paiement de frais supplémentaires et la présentation de justificatifs attestant de l'urgence de la situation, comme une convocation à un concours ou une date limite d'inscription.
Ces durées s'appliquent aux dossiers ne présentant pas de difficultés particulières. Les demandes concernant des diplômes provenant de pays ayant des systèmes éducatifs très différents du modèle ivoirien peuvent nécessiter des vérifications supplémentaires. De même, les dossiers incomplets ou comportant des documents difficiles à authentifier connaissent des délais plus longs.
Pour répondre aux besoins des usagers confrontés à des échéances strictes, la DECO a mis en place une procédure accélérée. « Nous proposons désormais un traitement prioritaire qui permet d'obtenir le certificat d'équivalence en une semaine », a précisé un responsable du service lors des sessions d'information.
Ce service accéléré s'adresse notamment aux candidats à des concours, aux personnes en recherche d'emploi ou aux étudiants devant finaliser une inscription dans un établissement. Il nécessite le paiement de frais supplémentaires et la présentation de justificatifs attestant de l'urgence de la situation, comme une convocation à un concours ou une date limite d'inscription.
Les facteurs influençant la durée de traitement
Plusieurs éléments peuvent allonger ou raccourcir le délai d'obtention d'une équivalence. Les visiteurs ont appris que la complétude du dossier constitue le facteur le plus déterminant. « Un dossier incomplet entraîne automatiquement une suspension du traitement jusqu'à la fourniture des pièces manquantes », a expliqué un agent administratif.
La période de l'année influence également les délais. La DECO connaît des pics d'activité entre juin et octobre, correspondant à la période des inscriptions universitaires et des recrutements. Pendant ces mois, les délais peuvent s'allonger de quelques jours. L'institution recommande donc, dans la mesure du possible, d'anticiper les demandes.
L'innovation majeure présentée lors de cette journée portes ouvertes concerne le suivi des demandes. « Nous avons mis en place une plateforme numérique permettant aux usagers de consulter l'état d'avancement de leur dossier », a annoncé Mme Diarra. Ce système est accessible via le site internet de la DECO ou par l'envoi d'un SMS contenant le numéro de référence du dossier.
La plateforme de suivi indique les différentes étapes franchies par la demande : réception du dossier, vérification des pièces, analyse par les experts, décision finale et disponibilité du document. Des notifications peuvent être envoyées par email ou SMS aux demandeurs qui le souhaitent, les informant de tout changement de statut de leur dossier.
Consciente que tous les usagers n'ont pas nécessairement accès aux outils numériques, la DECO maintient des canaux de communication traditionnels. « Les demandeurs peuvent toujours se renseigner sur l'état d'avancement de leur dossier par téléphone ou en se présentant à nos guichets », a précisé un agent du service d'accueil.
Pour faciliter ces démarches, un numéro de téléphone dédié au suivi des demandes d'équivalence a été mis en place. Il est également possible de désigner un mandataire qui pourra effectuer les démarches de suivi au nom du demandeur, sur présentation d'une procuration et d'une pièce d'identité.
La période de l'année influence également les délais. La DECO connaît des pics d'activité entre juin et octobre, correspondant à la période des inscriptions universitaires et des recrutements. Pendant ces mois, les délais peuvent s'allonger de quelques jours. L'institution recommande donc, dans la mesure du possible, d'anticiper les demandes.
L'innovation majeure présentée lors de cette journée portes ouvertes concerne le suivi des demandes. « Nous avons mis en place une plateforme numérique permettant aux usagers de consulter l'état d'avancement de leur dossier », a annoncé Mme Diarra. Ce système est accessible via le site internet de la DECO ou par l'envoi d'un SMS contenant le numéro de référence du dossier.
La plateforme de suivi indique les différentes étapes franchies par la demande : réception du dossier, vérification des pièces, analyse par les experts, décision finale et disponibilité du document. Des notifications peuvent être envoyées par email ou SMS aux demandeurs qui le souhaitent, les informant de tout changement de statut de leur dossier.
Consciente que tous les usagers n'ont pas nécessairement accès aux outils numériques, la DECO maintient des canaux de communication traditionnels. « Les demandeurs peuvent toujours se renseigner sur l'état d'avancement de leur dossier par téléphone ou en se présentant à nos guichets », a précisé un agent du service d'accueil.
Pour faciliter ces démarches, un numéro de téléphone dédié au suivi des demandes d'équivalence a été mis en place. Il est également possible de désigner un mandataire qui pourra effectuer les démarches de suivi au nom du demandeur, sur présentation d'une procuration et d'une pièce d'identité.
La notification de fin de traitement
Une fois la demande traitée, la DECO informe le demandeur de la disponibilité du certificat d'équivalence. Adama Coulibaly, représentant le ministère de l'Éducation nationale, a souligné l'importance de cette étape : « Cette plateforme de communication a été rendue nécessaire par le souci de renforcer la prise en compte des préoccupations et interrogations des usagers, en mettant à leur disposition de manière directe, des réponses attendues. »
La notification est envoyée par SMS ou email aux usagers ayant fourni leurs coordonnées. Pour les autres, l'information reste disponible via la plateforme de suivi en ligne ou auprès des guichets de l'institution. Le certificat d'équivalence doit être retiré en personne par le demandeur ou par un mandataire dûment autorisé.
Cette clarification des délais et des moyens de suivi des demandes d'équivalence témoigne de la volonté de la DECO de moderniser ses services et d'améliorer la relation avec les usagers. Une démarche qui s'inscrit dans le cadre plus large de la transformation numérique de l'administration ivoirienne.
La notification est envoyée par SMS ou email aux usagers ayant fourni leurs coordonnées. Pour les autres, l'information reste disponible via la plateforme de suivi en ligne ou auprès des guichets de l'institution. Le certificat d'équivalence doit être retiré en personne par le demandeur ou par un mandataire dûment autorisé.
Cette clarification des délais et des moyens de suivi des demandes d'équivalence témoigne de la volonté de la DECO de moderniser ses services et d'améliorer la relation avec les usagers. Une démarche qui s'inscrit dans le cadre plus large de la transformation numérique de l'administration ivoirienne.
